Kurz gesagt: Arbeitet dein Betrieb mit Microsoft 365 und laufen die Abläufe vor allem über Outlook, Teams, SharePoint und Excel, ist Power Automate meist die naheliegende Wahl. Musst du viele Programme außerhalb der Microsoft-Welt verbinden, willst du selbst bestimmen, auf welchem Server deine Daten laufen, oder brauchst du komplexere Logik mit KI, passt n8n oft besser. In vielen Betrieben ist die ehrliche Antwort: beide, jeweils für das, was sie gut können.
Wir bei AVESS arbeiten mit beiden Werkzeugen. Dieser Artikel zeigt dir, worin sie sich unterscheiden und wie du für deinen Betrieb entscheidest.
Was ist n8n?
n8n ist ein Werkzeug für Workflow-Automatisierung, mit dem du Abläufe aus einzelnen Bausteinen zusammenklickst. Jeder Baustein („Node“) ist ein Schritt: eine E-Mail abrufen, eine Zeile in eine Tabelle schreiben, ein Dokument erzeugen, ein KI-Modell fragen. Hinter n8n steht die n8n GmbH aus Berlin.
Das Besondere: Du kannst n8n auf einem eigenen Server betreiben oder die Cloud-Version des Herstellers nutzen. Der Quellcode ist einsehbar, die Nutzung regelt die Sustainable Use License – für die interne Nutzung im eigenen Betrieb ist der Selbstbetrieb erlaubt. Wo ein fertiger Baustein fehlt, sprichst du jede Software mit Schnittstelle über einen HTTP-Baustein an oder schreibst ein paar Zeilen JavaScript oder Python.
Was ist Power Automate?
Power Automate ist das Automatisierungswerkzeug von Microsoft und Teil der Power Platform. Du baust Abläufe („Flows“) in einer Oberfläche im Browser, die eng mit Microsoft 365 verzahnt ist: Eine neue E-Mail in Outlook, eine Datei in SharePoint oder eine Nachricht in Teams kann einen Flow starten.
Neben diesen Cloud-Flows gibt es Desktop-Flows. Damit steuert Power Automate Programme auf einem Windows-Rechner so, wie ein Mensch es mit Maus und Tastatur tun würde – nützlich für ältere Software ohne Schnittstelle. Viele Microsoft-365-Lizenzen enthalten Power Automate mit den Standard-Konnektoren; für Premium-Konnektoren und Desktop-Flows brauchst du eine zusätzliche Lizenz. Welche Konnektoren Standard und welche Premium sind, steht in der Konnektor-Übersicht von Microsoft.
Worin unterscheiden sich n8n und Power Automate?
Der wichtigste Unterschied liegt darin, wo das Werkzeug zu Hause ist: Power Automate in deinem Microsoft-Konto, n8n auf einem Server deiner Wahl. Daraus folgen die meisten anderen Unterschiede.
| n8n | Power Automate | |
|---|---|---|
| Betrieb | Eigener Server oder Cloud des Herstellers | Cloud von Microsoft, im Microsoft-365-Konto |
| Stärke | Viele unterschiedliche Programme verbinden, eigene Logik, KI-Bausteine | Abläufe rund um Outlook, Teams, SharePoint, Excel und Dynamics |
| Anbindung fremder Software | Fertige Bausteine plus freie Anbindung jeder Schnittstelle | Konnektoren, viele davon nur mit Premium-Lizenz |
| Alte Software ohne Schnittstelle | Nur über Umwege | Desktop-Flows auf Windows (Zusatzlizenz) |
| Eigener Code | JavaScript und Python direkt im Ablauf | Ausdrücke in der Oberfläche, eigener Code nur begrenzt |
| Preislogik | Selbstbetrieb: Serverkosten; Cloud: Tarif nach Ausführungen | Lizenz pro Nutzer oder pro Flow, abhängig von den Konnektoren |
| Wartung | Beim Selbstbetrieb: Updates, Backups und Sicherheit liegen bei dir oder deinem Dienstleister | Übernimmt Microsoft |
| Rechte und Anmeldung | Eigene Benutzerverwaltung | Microsoft-Konten deines Betriebs |
Was kosten n8n und Power Automate?
Beide Werkzeuge können günstig sein – oder teurer als gedacht, je nachdem, wie du sie einsetzt. Aktuelle Preise findest du direkt bei den Herstellern: Preise von n8n und Preise von Power Automate.
Worauf du beim Vergleich achten solltest:
- Power Automate: Prüfe zuerst, was deine bestehende Microsoft-365-Lizenz schon enthält. Reichen die Standard-Konnektoren, entstehen oft keine zusätzlichen Lizenzkosten. Brauchst du einen Premium-Konnektor, etwa für eine Datenbank oder eine fremde Schnittstelle, kommt pro Nutzer eine Lizenz dazu.
- n8n im Selbstbetrieb: Die Software selbst kostet für die interne Nutzung nichts. Du zahlst für den Server – und für die Zeit, die Updates, Backups und Überwachung kosten. Diese Zeit wird am häufigsten unterschätzt.
- n8n Cloud: Du zahlst einen Monatstarif, der sich nach der Zahl der Ausführungen richtet. Server und Updates übernimmt der Hersteller.
Die größten Kosten stehen bei beiden in keiner Preisliste: Wer baut die Abläufe, wer passt sie an, wenn sich etwas ändert, und wer merkt, wenn ein Ablauf nachts um drei Uhr abbricht?
Wie steht es um Datenschutz und DSGVO?
Beide Werkzeuge lassen sich datenschutzkonform einsetzen, wenn du Speicherort und Verträge klärst. Die Unterschiede liegen im Detail:
- Power Automate verarbeitet die Daten in der Microsoft-Cloud. Für Microsoft 365 gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und Microsoft bietet für Kunden in der EU die EU-Datengrenze an. Wenn dein Betrieb Microsoft 365 schon datenschutzkonform nutzt, fügt sich Power Automate dort ein.
- n8n im Selbstbetrieb läuft auf einem Server, dessen Standort du selbst wählst, zum Beispiel in einem Rechenzentrum in Deutschland. Die Daten verlassen deinen Server nur, wenn ein Ablauf sie an einen anderen Dienst schickt.
- n8n Cloud betreibt der Hersteller. Prüfe dort Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag, bevor du personenbezogene Daten verarbeitest.
Egal, welches Werkzeug du nimmst: Jeder Dienst, den ein Ablauf anspricht, ist ein eigener Datenfluss. Schickt ein Ablauf zum Beispiel E-Mails an ein KI-Modell, brauchst du auch dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und der Datenfluss gehört in dein Verarbeitungsverzeichnis.
Wann ist n8n die bessere Wahl?
n8n ist die bessere Wahl, wenn deine Abläufe viele Programme außerhalb von Microsoft verbinden oder eigene Logik brauchen. Typische Fälle:
- Deine Branchensoftware, Buchhaltung und dein Webformular sollen Daten austauschen, und nur einige davon haben einen fertigen Konnektor.
- Ein Ablauf soll mit KI arbeiten, etwa eingehende Anfragen vorsortieren oder Daten aus Dokumenten auslesen – mit Prüfung durch einen Menschen.
- Du willst genau festlegen, auf welchem Server deine Daten verarbeitet werden.
- Du hast viele Abläufe mit vielen Ausführungen und willst nicht pro Nutzer lizenzieren.
Die Voraussetzung: Jemand kümmert sich um den Betrieb. Ein selbst betriebenes n8n ohne Updates und Überwachung ist ein Risiko, kein Sparmodell.
Wann ist Power Automate die bessere Wahl?
Power Automate ist die bessere Wahl, wenn dein Betrieb in Microsoft 365 arbeitet und die Abläufe dort beginnen und enden. Typische Fälle:
- Freigaben in Teams, zum Beispiel für Eingangsrechnungen oder Urlaubsanträge.
- Anhänge aus Outlook automatisch in den richtigen SharePoint- oder OneDrive-Ordner ablegen.
- Einträge aus Microsoft Forms in eine Excel-Liste oder Planner übernehmen.
- Eine ältere Windows-Software ohne Schnittstelle bedienen, per Desktop-Flow.
Ein Vorteil, der oft übersehen wird: Die Anmeldung läuft über die Microsoft-Konten, die dein Betrieb ohnehin verwaltet. Verlässt jemand das Unternehmen, sperrst du ein Konto statt mehrerer.
Kann man n8n und Power Automate kombinieren?
Ja, und das ist oft die sinnvollste Lösung. Power Automate übernimmt dann alles, was in Microsoft 365 passiert, und n8n die Verbindung zu anderen Programmen und die komplexere Logik. Die beiden reden über Webhooks miteinander: Ein Flow in Power Automate kann einen Ablauf in n8n starten und umgekehrt.
Ein Beispiel aus dem Büro: Eine Anfrage kommt per Webformular rein. n8n liest sie aus, legt den Kontakt in der Branchensoftware an und schreibt eine Zusammenfassung. Power Automate schickt die Anfrage dann als Freigabe in den Teams-Kanal des Vertriebs. Entscheiden, ob und wie ihr anbietet, tut weiterhin ein Mensch.
Worauf solltest du vor der Entscheidung achten?
Wichtiger als das Werkzeug ist, dass der Ablauf vorher klar ist und jemand für ihn verantwortlich ist. Diese Fragen solltest du vorab beantworten:
- Welcher Ablauf zuerst? Wähle einen, der oft vorkommt und klare Regeln hat. Schreib ihn Schritt für Schritt auf, bevor du ein Werkzeug öffnest.
- Wer pflegt die Abläufe? Plane ein, wer Änderungen umsetzt, wenn sich ein Programm oder ein Formular ändert.
- Wer merkt Fehler? Jeder Ablauf braucht eine Benachrichtigung, wenn er abbricht – sonst fällt der Fehler erst Wochen später auf.
- Wo liegen die Zugangsdaten? Abläufe sollten mit Dienstkonten laufen, nicht mit dem persönlichen Konto einer Mitarbeiterin.
- Ist alles dokumentiert? Ein Ablauf, den nur eine Person versteht, ist beim nächsten Urlaub ein Problem.
Brauchst du überhaupt ein eigenes Automatisierungswerkzeug?
Nicht unbedingt. n8n und Power Automate sind Werkzeuge zum Bauen – sie lohnen sich, wenn du oder ein Dienstleister die Abläufe baut und pflegt. Wenn du nur Anfragen, Aufgaben, Freigaben und Dokumente an einem Ort haben willst, kann eine fertige Plattform wie AVESS Backoffice der kürzere Weg sein. Wir setzen die Anbindungen dort selbst mit n8n und Power Automate um, du arbeitest in deinen gewohnten Programmen.
Hat dein Ablauf eigene Fachlogik oder spezielle Schnittstellen, lohnt sich eine individuelle Lösung. Welcher Weg für deinen Betrieb günstiger ist, zeigt dir der KI-Check in wenigen Minuten.