Deine Assistenz für alles, was nicht Chefsache ist.
Post, Telefon, E-Mails, Rechnungen, Termine und Projektkoordination: Wir übernehmen, was sonst die persönliche Assistenz der Geschäftsführung erledigt. Abgerechnet wird ein festes Aufgaben-Kontingent mit vereinbarten KPIs, nicht die Stunde.
Dein Kalender gehört dem Büro, nicht dem Betrieb.
Das Postfach ist dein zweiter Job
Fristen rutschen durch
Rechnungen am Sonntagabend
Du triffst nur noch die Entscheidungen.
Post, Telefon, E-Mails, Rechnungen und Termine laufen über deine Assistenz. Am Ende des Tages bekommst du einen Bericht: was erledigt ist und wo nur noch dein Okay fehlt.
- Ein Tagesbericht statt Rückfragen zwischendurch
- Freigaben mit einem Klick, auch vom Handy
- Feste Ansprechpartnerin, die deine Abläufe und Kontakte kennt
Du zahlst für Ergebnisse, nicht für Stunden.
Statt Stundenzettel vereinbaren wir ein monatliches Aufgaben-Kontingent mit festen Kennzahlen: wie schnell geantwortet wird, bis wann Rechnungen raus sind, was am Monatsende erledigt ist. Im Monatsreport siehst du, ob jede Zusage gehalten wurde.
- Festes Kontingent an Aufgaben pro Monat, planbar statt Stundenabrechnung
- Feste KPIs wie Antwortzeit und Rückruf-Quote, schriftlich vereinbart
- Monatsreport mit allen Kennzahlen, ohne dass du nachfragen musst
Eine Assistenz, die deine Branche kennt.
Wir arbeiten für Geschäftsführungen in diesen Branchen und kennen ihre Abläufe, Begriffe und Programme. Deine Branche ist nicht dabei? Sprich uns an.
- Branchenbegriffe sitzen ab dem ersten Tag
- Deine Programme: wir arbeiten in deinem System, nicht in einem neuen
- Vertraulich mit Verschwiegenheitserklärung und AV-Vertrag
Alles, was sonst auf deinem Schreibtisch landet.
Deine Assistenz übernimmt die Arbeit dazwischen. Was eine Entscheidung braucht, kommt vorbereitet zu dir.
Post, E-Mail, Telefon in einer Liste
Briefe werden gescannt, Mails beantwortet oder vorbereitet, Anrufe angenommen und notiert. Nichts bleibt liegen.
Rechnungen pünktlich raus
Aus Aufträgen, Stundenzetteln und Preislisten entstehen Rechnungen. Du prüfst und gibst frei.
Termine ohne Hin und Her
Termine werden mit Kunden, Bank und Team abgestimmt und in deinen Kalender eingetragen.
Projekte nachgehalten
Offene Punkte, Zuständige und Fristen deiner Projekte werden gepflegt und nachgefasst.
Mahnwesen freundlich, aber konsequent
Offene Posten werden im vereinbarten Rhythmus nachgefasst. Du siehst, was eingegangen ist.
Reisen & Unterlagen vollständig
Hotel, Bahn, Unterlagen: Was fehlt, wird nachgefordert, bevor es eng wird.
- Hotel gebucht
- Bahn reserviert
- Standunterlagen
- Kundentermine bestätigt (fehlt)bei 2 Kunden nachgefragt
Freigaben mit einem Klick
Zahlungen, Angebote und Verträge kommen geprüft zu dir. Ein Klick, auch vom Handy.
Kontingent statt Stundenzettel.
Was sich ändert, wenn du nicht Stunden, sondern Ergebnisse einkaufst.
| Abrechnung nach Stunden | AVESS Aufgaben-Kontingent | |
|---|---|---|
| Abrechnung | Jede Viertelstunde wird gezählt | Fester Monatsbetrag für ein vereinbartes Kontingent |
| Planbarkeit | Kosten schwanken mit dem Aufwand | Kosten stehen vorher fest |
| Qualität | Gemessen in Stunden | Gemessen an vereinbarten KPIs |
| Nachweis | Stundenzettel | Monatsreport mit Kennzahlen |
| Wenn es mehr wird | Mehr Stunden, höhere Rechnung | Kontingent anpassen, vorher abgesprochen |
Vom Erstgespräch zur ersten Entlastung.
- 30 Min
Erstgespräch
Kostenlos. Wir klären, was dir heute die meiste Zeit nimmt.
- gemeinsam
Aufgaben-Inventur
Wir sammeln, was regelmäßig anfällt: Post, Telefon, Rechnungen, Termine, Projekte.
- schriftlich
Kontingent & KPIs
Wir legen Umfang und Kennzahlen fest, zum Beispiel Antwortzeit und Rückruf-Quote.
- fester Termin
Start
Zugänge, Postweg und Rufumleitung einrichten. Ab dann läuft es über deine Assistenz.
- laufend
Monatsreport
Jeden Monat alle Kennzahlen. Das Kontingent passt sich an, wenn sich dein Bedarf ändert.
Häufige Fragen
Was macht eine virtuelle Assistenz der Geschäftsführung?
Sie übernimmt alles, was sonst eine persönliche Assistenz erledigt: Post, Telefon, E-Mail, Termine, Rechnungen, Mahnwesen, Reisen und Projektkoordination. Entscheidungen bleiben bei dir, sie kommen vorbereitet in einem Tagesbericht.
Rechnet AVESS nach Stunden ab?
Nein. Du buchst ein monatliches Aufgaben-Kontingent mit festen KPIs. Du zahlst für vereinbarte Ergebnisse, nicht für Zeit, und siehst im Monatsreport, ob jede Zusage gehalten wurde.
Welche KPIs werden vereinbart?
Das legen wir gemeinsam fest, zum Beispiel Antwortzeit auf E-Mails, Rückruf am selben Tag, Post am Eingangstag digital und Ausgangsrechnungen bis zu einem festen Werktag. Jede Kennzahl hat einen Zielwert und steht im Vertrag.
Was zählt als eine Aufgabe, und was passiert mit ungenutzten?
Eine Aufgabe ist ein abgeschlossener Vorgang, zum Beispiel ein Rückruf, eine gebuchte Reise oder eine verschickte Rechnung. Was genau dazu zählt und was mit ungenutzten Aufgaben passiert, steht vor dem Start schriftlich in deiner Vereinbarung.
Wer arbeitet für mich?
Eine feste Assistenz aus dem AVESS-Team, unterstützt durch AVESS Backoffice. Du hast eine Ansprechperson, die deine Abläufe und Kontakte kennt.
Wie kommt meine Post zur Assistenz?
Den Weg legen wir beim Start fest: per Nachsendeauftrag, über einen Scan-Dienst oder direkt digital, wenn deine Post schon als PDF ankommt. Danach liegt jeder Brief digital vor und wird bearbeitet.
Für welche Branchen arbeitet ihr?
Vor allem für Bau und Handwerk, Beratung und M&A, Tourismus und Software-Dienstleister. Andere Branchen sind möglich, das klären wir im Erstgespräch.
Wie sind vertrauliche Daten geschützt?
Mit Verschwiegenheitserklärung und Auftragsverarbeitungsvertrag. Arbeiten wir über AVESS Backoffice, liegen die Daten auf Servern in der EU (Frankfurt).
Was ist der Unterschied zu AVESS Backoffice?
AVESS Backoffice ist die Plattform, mit der dein eigenes Team Büroprozesse automatisiert. Bei der virtuellen Assistenz übernehmen wir die Aufgaben für dich. Beides lässt sich kombinieren.
Was würdest du mit deinen Abenden machen?
In 30 Minuten schauen wir, welche Aufgaben deine Assistenz übernehmen kann und welche KPIs dafür sinnvoll sind – kostenlos.
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